Privacyverklaring Heemkundige Kring van Erpe-Mere vzw

De heemkundige kring van Erpe-Mere hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De heemkundige kring van Erpe-Mere houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u erop willen wijzen en ze respecteren.

De heemkundige kring is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Heemkundige kring van Erpe-Mere

Nieuwstraat 15

9420 Erpe-Mere

bestuurhk@heemkunde-erpe-mere.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de heemkundige kring van Erpe-Mere verwerkt ten behoeve van de uitvoering van onze missie:

De heemkundige kring van Erpe-Mere stelt zich tot doel de lokale geschiedenis te onderzoeken en naar het publiek te brengen door middel van een tijdschrift, boeken, tentoonstellingen, een website en andere kanalen.

In functie daarvan bewaren wij lokale documenten, publicaties en voorwerpen. Deze collecties zijn publiek toegankelijk mits de wettelijke voorbehouden.

Om de missie tot uitvoering te brengen worden de persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor volgende doeleinden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de heemkundige kring;
• het versturen van uitnodigingen en publicaties zoals Mededelingen van de Heemkundige Kring van Erpe-Mere; Nieuwsbrief van de heemkundige kring van Erpe-Mere (digitaal)
• het mee communiceren van nieuws, activiteiten, publicaties en andere relevante informatie van instellingen met gelijkaardige doelstellingen

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• persoonlijke identiteitsgegevens: (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Er kunnen foto- of camerabeelden genomen worden als u deelneemt aan onze activiteiten. Indien u niet gefotografeerd of gefilmd wil worden dient u ons dat mondeling mee te delen onmiddellijk tijdens de activiteit en schriftelijk te bevestigen erna. De verworven beelden worden enkel in het kader van promotie en communicatie van de werking van de heemkundige kring verwerkt. De verworven beelden worden nooit zonder voorafgaande toestemming aan derde partijen verstrekt.

De verwerking van de persoonsgegevens door de heemkundige kring gebeurt op basis van volgende wettelijke basis:

• om een contract met u uit te voeren dat afgesloten wordt met wederzijdse toestemming
• voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de heemkundige kring van Erpe-Mere, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen
• in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan op elk moment in overeenstemming met de wet ingetrokken worden
• in het kader van het algemeen belang, in overeenstemming met art. 89, met oog op het bewaren, ontsluiten… van persoonsgegevens vanuit een waarde voor het ‘algemeen belang’

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzenden van een digitale Nieuwsbrief. Door het privacybeleid voor onze nieuwsbrief te aanvaarden, aanvaardt u ook het privacybeleid van dat bedrijf.         

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

 Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn

Heemkunde Vlaanderen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven of voor het algemeen belang worden niet langer dan 5 jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens de heemkundige kring van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• we maken back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kunt opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevens-Beschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

De heemkundige kring van Erpe-Mere kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we in dat geval een aankondiging doen op onze website.